Un moderno sistema di comunicazione aziendale consente di migliorare l’organizzazione del lavoro e la produttività aziendale
Mantenere il centralino telefonico esistente, seppur obsoleto e non più funzionale, può apparire come la soluzione più semplice, economica e soprattutto la più comoda, perché non obbliga l’azienda a dover affrontare cambiamenti nell’organizzazione del lavoro. Occorre però considerare che continuare a utilizzare un centralino datato comporta problematiche di tipo organizzativo, inefficienze e costi nascosti che non possono essere sottovalutati, perché incidono fortemente sulla capacità dell’azienda di competere e di innovare.
Il sistema di comunicazione aziendale (PBX) è infatti l’interfaccia dell’azienda con i clienti, fornitori, partner, collaboratori, dipendenti … Ottimizzare i flussi di comunicazione e lo scambio di informazioni attraverso i moderni sistemi di comunicazione unificata (UC&C), significa migliorare la competitività aziendale, semplificare i processi, monitorare i risultati, arricchire quindi l’organizzazione con nuove modalità di collaborazione e comunicazione, che migliorano la qualità dei servizi offerti e la percezione di efficienza che i clienti hanno dell’azienda.
Le funzionalità e i vantaggi di un moderno sistema di comunicazione aziendale
Le funzionalità e i vantaggi che i nuovi sistemi di comunicazione unificata (UC&C) offrono rispetto al centralino telefonico tradizionale sono evidenti. I PBX in cloud sono progettati per adattarsi e integrarsi con i processi aziendali e i sistemi informativi dell’azienda (ERP e CRM), per ottimizzare i flussi di comunicazione e di informazioni verso l’interno e verso l’esterno.
Il sistema telefonico UC&C è infatti web based, ogni utente può loggarsi da qualsiasi postazione e in qualsiasi luogo, è sufficiente un qualsiasi dispositivo fisso o mobile che abbia l’accesso a internet (PC, Tablet, Smartphone, …). E’ possibile integrare nel sistema apparecchi DECT o Smartphone personali, potendo così accedere a tutte le funzionalità e informazioni del sistema, anche via APP:
- Rubriche telefoniche condivise
- Numero unico fisso / mobile
- Gestione delle chiamate, risponditore e trasferimento automatico chiamate
- Stato di presence
- Analisi e monitoraggio traffico telefonico
- Conference call audio e video
- Click to Dial
- Call pop up
- Post it
- Fax to mail
Inoltre, la possibilità di installare il sistema UCC in Cloud riduce notevolmente gli investimenti in hardware (server e device) e in assistenza e manutenzione, permettendo così di liberare risorse finanziarie. Il centralino viene costantemente aggiornato attraverso il web e non richiede interventi di manutenzione on-site. Il rischio di obsolescenza tecnologica è così praticamente azzerato. Inoltre la flessibilità e la scalabilità del cloud permettono di attivare o disattivare utenze in tempo reale, senza la necessità di alcun intervento esterno.
I nuovi sistemi di comunicazione unificata offrono quindi vantaggi che si riverberano sull’efficienza e sulla competitività di tutta l’azienda.
Quando ci troviamo di fronte alla domanda se cambiare o no il vecchio centralino telefonico occorre dunque ponderare tutti questi aspetti, perché la complessità dei flussi di comunicazione e di informazione all’interno dei processi aziendali sarà sempre maggiore e coinvolgerà tutti i reparti e tutto il personale. L’organizzazione del lavoro è infatti profondamente cambiata negli ultimi anni. La transizione digitale e la pandemia del covid, hanno accelerato enormemente l’adozione di forme ibride di lavoro (casa – ufficio), rendendo necessario dotarsi di strumenti digitali di collaboration e smart-working. Il vecchio centralino telefonico rischia allora di diventare il collo di bottiglia che non solo può rallentare e limitare l’efficienza del lavoro e la capacità di collaborare, ma anche impattare in modo negativo sulla qualità dei servizi offerti ai clienti.